Nachweis gegenüber zwei Gesellschaftern.
Jede Entscheidung hält fest, wer wann welchen genauen Inhalt freigegeben hat. Manipulationen fallen auf.
Für Geschäftsführung und Finance
Freigabe mit Beweiskraft.
Ein Klick für die Freigabe, ein manipulationserkennbarer Nachweis für Fraport und Lufthansa. Abrechnung und Auswertung inklusive.
Technischer Nachweis, keine qualifizierte elektronische Signatur. Prototyp mit Demo-Daten.
Abrechnung ohne Medienbruch.
Karte ohne Kartendaten, Abrechnungs-PDF mit Belegbündel an das Fraport-Rechnungsteam, Auszahlung mit maskierter IBAN, Ablage in SharePoint.
Business Intelligence aus Ihren eigenen Daten.
Wohin reisen wir, was kostet es, wie reisen wir, Plan gegen Ist: serverseitig ausgewertet, ohne Rohdaten im Browser.
Das kann die Plattform für Freigebende und Finance
Freigabe mit einem Klick
Freigeben, Rückfrage stellen oder ablehnen direkt in der App. Rückfrage und Ablehnung verlangen eine Begründung (mindestens 10 Zeichen).
Nachweiskette
Jede Entscheidung wird mit Person, Serverzeit und einer Momentaufnahme des Antrags (SHA-256) gespeichert und mit der vorherigen verkettet. Nachträgliche Änderungen sind erkennbar.
Belegprüfung einzeln oder gesammelt
Belege werden je Beleg oder gebündelt entschieden. Abgelehnte Belege gehen mit Grund an die reisende Person zurück und können nachgereicht werden.
Rückfrage statt Rückruf
Die Rückfrage steht im Antrag, die Antwort ebenso. Der Verlauf bleibt Teil des Protokolls, nicht in einem Postfach verstreut.
Firmenkarte ohne Kartendaten
Finance gibt die Karte frei und setzt nur den Status. Kartennummern werden in keinem Eingabefeld akzeptiert: Die App weist sie ab, bevor sie gespeichert werden.
Abrechnung an das Fraport-Rechnungsteam
Sobald alle Belege entschieden sind, entsteht das Abrechnungs-PDF. Es geht mit dem Belegbündel automatisch an das Fraport-Rechnungsteam und wird in SharePoint abgelegt.
Prototyp: Versand geht an eine Testadresse.
Auszahlung mit maskierter IBAN
Finance sieht Betrag und maskierte IBAN. Die Klarwerte sind verschlüsselt gespeichert und nur für die berechtigte Rolle mit Schlüssel abrufbar.
Reiseprotokoll mit Integritäts-Hash
Je Reise ein lesbares Protokoll: Verlauf mit Zeit, Akteur und Rolle, Freigabe-Nachweis, Belege. Ein SHA-256-Hash sichert den Inhalt; das PDF liegt im Archiv.
Nachweis statt Vertrauen
- 01
Wer, wann, was.
Jede Freigabe speichert die entscheidende Person, die Serverzeit und den genauen Antragsinhalt zum Zeitpunkt der Entscheidung: Ziel, Zweck, Daten, Kostenstelle, Kostenplan, Schätzung, Kartenwunsch.
- 02
Eine Kette, kein loses Blatt.
Jeder Eintrag enthält den Hash des vorherigen. Wer einen Eintrag ändert oder löscht, bricht die Kette; die App berechnet sie bei jeder Abfrage neu und zeigt das Ergebnis.
- 03
Änderung nach Freigabe heißt neue Freigabe.
Wird ein Antrag nach der Freigabe umgeplant, stimmt sein Inhalts-Hash nicht mehr mit dem freigegebenen überein. Die Reise geht zurück in die Freigabe, und es entsteht ein neuer Eintrag.
- 04
Nur lesen, nie überschreiben.
Das Ändern und Löschen von Nachweiszeilen ist in der Datenbank gesperrt. Ehrlich dazu: Wer als Datenbank-Owner Strukturrechte hat, könnte diese Sperre selbst ändern. Deshalb gehört der Owner-Zugang zu den Dokumenten für die ISO-27001-Abstimmung.
Kennzahlen im Blick
Zwei Ansichten: „Auswertung Geschäftsführung“ und „Auswertung Finance“. Zeitraum frei wählbar, Standard die letzten zwölf Monate, höchstens 24 Monate.
Für beide
- Ausgaben gesamt, Anzahl Reisen, Durchschnitt je Reise und je Tag
- Plan gegen Ist: geschätzte gegen akzeptierte Kosten, Abweichung in Prozent
- Monatsverlauf (zwölf Monate)
- Wie reisen wir: Kosten nach Kategorie und Verkehrsmittel (Flug, Bahn, ÖPNV, Taxi, Mietwagen, Unterkunft, Verpflegung)
- Wohin reisen wir: Top-10-Ziele
- Kostenstellen und Abteilungen (Abteilung aus dem Entra-Verzeichnis)
- Durchlaufzeiten: Antrag bis Entscheidung, Reiseende bis Abrechnung, Abrechnung bis Auszahlung
- Freigabeergebnisse: freigegeben, abgelehnt, Rückfragen
- Firmenkarte gegen privat ausgelegt, Anteil Fremdwährung
Zusätzlich Geschäftsführung
- Ausreißer: Reisen, deren Ist-Kosten die Schätzung um mehr als 20 Prozent überschreiten (Schwelle einstellbar)
Zusätzlich Finance
- Offene Erstattungen (Betrag und Anzahl Reisen)
- Vorsteuer aus akzeptierten Belegen
- Belegablehnungsquote und OCR-Korrekturquote
- Kartenabgleich je Reise
- Filter nach Kostenstelle
Datenschutz in der Auswertung
Gruppen mit weniger als 3 Reisen werden zusammengefasst, damit niemand erkennbar wird. Personennamen erscheinen nur im Finance-Kartenabgleich. Im Prototyp sind alle Zahlen als Demo-Daten gekennzeichnet.
Häufige Fragen
Gemeinsam zu entscheiden
- 01
Freigaberegel
Eine Freigabe genügt (1 von 2) oder beide Freigebenden müssen zustimmen (2 von 2). Beides ist im Prototyp eingebaut.
- 02
Rechnungsadresse Fraport
An welche Adresse gehen Abrechnung und Belegbündel? Im Prototyp steht eine Testadresse.
- 03
Aufbewahrung
Wie lange bleiben Reisen, Belege und Protokolle?
- 04
Kostenstellen
Welche sind aktiv? Der Prototyp startet mit 2 von 8 vorgegebenen Kostenstellen (4910003 Allgemein, 4910004 Projekte).
Die Verantwortung für die Freigabeentscheidungen bleibt selbstverständlich bei Ihnen; die App macht sie nachvollziehbar.
Sehen Sie Ihre Zahlen.
Ein Beispielantrag von der Freigabe bis zur Auszahlung, dazu die Auswertung mit Demo-Daten.
Dokumentenentwürfe (Datenschutz, ISO 27001) auf Anfrage