Jede Reise hat einen Stand.
Statt Tickets zu suchen, sehen Sie pro Reise einen Status: von „Zur Genehmigung“ über „Reise läuft“ bis „Archiviert“. Das Modell kennt 13 Status; wer was als Nächstes tun darf, steht an der Reise.
Für HR
Eine Reise. Ein Status. Kein Ticket.
Dienstreisen von Antrag bis Archiv in einem Prozess: klare Status, Daten aus Microsoft Entra ID, HR behält den Überblick.
Prototyp mit Demo-Daten. Personio-Abwesenheiten sind darin simuliert.
Stammdaten kommen aus dem Verzeichnis.
Name, Abteilung und Vorgesetzte kommen aus Microsoft Entra ID. Niemand tippt sie ab. Die Bankverbindung geben Mitarbeitende einmal selbst ein, verschlüsselt gespeichert.
HR sieht und entscheidet.
Alle Reisen auf einen Blick, Anfragen von Mitarbeitenden als Aufgaben, Austritte mit offenen Reisen als Hinweis. Die Entscheidungen bleiben bei HR. Die App bereitet vor und dokumentiert.
Das kann die Plattform für HR
Ein Prozess, klare Status
Antrag, Genehmigung, Planung, Reise, Belege, Erklärung, Belegprüfung, Abrechnung, Auszahlung, Archiv: ein Ablauf mit Rückfrage, Umplanung und Storno als Ausnahmen. Ablehnung, Rückfrage und Storno verlangen immer eine Begründung.
Ersteinrichtung ohne Stammdaten-Tippen
Beim ersten Login bestätigen Mitarbeitende die Daten aus Entra ID und hinterlegen die IBAN. Stimmt etwas nicht, melden sie es mit einem Klick; daraus wird eine Aufgabe für HR.
Reiseprotokoll mit PDF und Archiv
Zu jeder Reise gibt es ein Protokoll: wer wann was getan hat, Status vorher und nachher, Freigabe-Nachweis, Mails und Kalendereinträge als Ereignisse. Als PDF mit Prüfsumme in der SharePoint-Ablage; Ereignisse und Freigabe-Nachweise sind nachträglich nicht änderbar. Ohne E-Mail-Adressen, Bankdaten oder Belegbilder.
Prototyp: Anbindung der PDFs an die Ablage in Arbeit.
Zugang über die Entra-Gruppe, Rollen in der App
Wer in der Gruppe „APP-Dienstreisen-Nutzer“ ist, kommt hinein. Der Abgleich läuft stündlich, dazu gibt es den Knopf „Jetzt synchronisieren“. Freigebende, Finance und HR vergibt die Systemadministration in der App, mit Pflichtbegründung und Historie.
HR-Übersicht und „Wer ist wann unterwegs“
HR sieht alle Reisen mit Status, Zeitraum, Ziel und Kostenstelle. Jede genehmigte Reise erzeugt einen Kalendereintrag in Exchange Online; die Übersicht beantwortet die Frage, wer wann unterwegs ist.
Anfragen von Mitarbeitenden als Aufgaben
Datenexport nach Art. 15 DSGVO bekommen Mitarbeitende selbst (JSON, CSV der Reisen). Löschanträge und Stammdaten-Korrekturen landen bei HR als Aufgabe. Ein Löschantrag löscht nichts von selbst; HR schließt ihn als „erledigt“ oder „abgelehnt“. Den eigenen Antrag kann niemand selbst entscheiden.
Austritte: deaktivieren, nicht löschen
Verschwindet jemand aus der Entra-Gruppe oder wird das Konto deaktiviert, wird der Zugang inaktiv. Reisen und Daten bleiben. Gibt es offene Reisen, bekommt HR die Aufgabe „Austritt prüfen“ und eine Mail. Wird das Konto wieder aktiv, wird auch der Zugang reaktiviert.
Regeln einstellbar, ohne Programmierung
Die Systemadministration stellt Genehmigungsregel, Kostenstellen, Fristen und Erinnerungen ein. Beispiele aus dem Prototyp: Genehmigungsregel 1-von-2 oder 2-von-2, aktive Kostenstellen, Erinnerungstage bei offener Genehmigung, Schwelle für die OCR-Sicherheit. Mitarbeitende wählen ihre optionalen Benachrichtigungen selbst; Pflichtmitteilungen bleiben fest.
Heute und mit Dienstreisen
| Thema | Heute in Jira (BTF) | Mit Dienstreisen |
|---|---|---|
| Stand einer Reise | Heute in Jira (BTF)Ticket mit Formular; der Stand ergibt sich aus Ticketstatus und Automationsregeln | Mit DienstreisenEin Status je Reise, die erlaubten nächsten Schritte stehen an der Reise |
| Stammdaten und Bank | Heute in Jira (BTF)Name, Vorname, IBAN, BIC und Bank werden im Formular je Antrag eingegeben | Mit DienstreisenStammdaten aus Entra ID, Bankverbindung einmal im Profil, verschlüsselt |
| Zugang und Rollen | Heute in Jira (BTF)Freigebende heute über eine Jira-Gruppe (aktuell 2 Personen) | Mit DienstreisenZugang über die Entra-Gruppe; Rollen vergibt die Systemadministration in der App, mit Begründung und Historie |
| Anfragen von Mitarbeitenden | Heute in Jira (BTF)Kein eigener Ablauf bekannt | Mit DienstreisenDatenexport selbst abrufbar; Löschanträge und Stammdaten-Korrekturen als Aufgabe an HR |
| Nachweis zur Reise | Heute in Jira (BTF)Verlauf im Ticket | Mit DienstreisenProtokoll je Reise als PDF mit Prüfsumme, Freigabe-Nachweis nachträglich nicht änderbar |
Gemeinsam festlegen
Diese Punkte sind im Prototyp vorbelegt, aber nicht entschieden. Sie gehören nicht in die Technik, sondern zu HR und Geschäftsführung. Wir bringen Vorschläge mit; entscheiden Sie.
- 01
Kostenstellen.
In Jira stehen 8 Werte (4910001 bis 4910008). Das Board nennt nur 4910003 (Allgemein) und 4910004 (Projekte). Der Prototyp startet mit diesen zwei aktiv. Welche Liste soll gelten?
- 02
Genehmigungsregel.
Genügt die Freigabe von einer der beiden Geschäftsführungen (1-von-2), oder braucht es beide (2-von-2)? Im Prototyp steht 1-von-2 als Startwert, jederzeit änderbar.
- 03
Aufbewahrungsfristen.
Wie lange werden Belege und Protokolle aufbewahrt, und was antwortet HR auf einen Löschantrag? Der Entwurf nennt „Belege 10 Jahre?“ mit Fragezeichen. Das bestätigen HR und Finance, nicht wir.
- 04
Kategorien.
Der Prototyp kennt Flug, Unterkunft, Bahn, ÖPNV, Taxi, Mietwagen/Auto, Verpflegung und Sonstiges. Fehlt etwas, zum Beispiel Kraftstoff?
- 05
Protokoll bei abgelehnten Reisen.
Soll auch für abgelehnte Reisen ein Protokoll abgelegt werden? Das ist eine Datenschutz- und Aufbewahrungsfrage.
- 06
Bankdaten-Hinweis.
Der Text im Assistenten ist ein Entwurf (Kenntnisnahme, keine Einwilligung). Die Prüfung liegt bei Ihrer Datenschutzbeauftragten bzw. Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Häufige Fragen
Sehen Sie Ihre Reisen als Status statt als Tickets.
30 Minuten, Ihr Ablauf, unsere Demo mit Beispieldaten. Wir zeigen die HR-Übersicht, die Anfragen als Aufgaben und das Reiseprotokoll. Danach legen wir gemeinsam die offenen Punkte fest.